Er AI pålidelig nok til kontraktgennemgang?

Den fungerer godt som et første tjek: den sammenligner en kontrakt I har modtaget med jeres standardvilkår og viser hver klausul der afviger. Det er jeres team eller jeres advokat der godkender.

Kan den læse scannede dokumenter?

Maskinskrevne dokumenter og tydelige scanninger går som regel fint. Alt det automatiseringen ikke kan læse med sikkerhed bliver sendt til en medarbejder i stedet for at blive gættet.

Automatisering af dokumenttungt arbejde: udbud, kontrakter og formularer

Automatisering af dokumentbehandling læser de dokumenter jeres team ellers håndterer i hånden, fx udbud, kontrakter, ansøgningsskemaer og leverandørregninger. Den finder det vigtige og forbereder næste skridt: et udkast til svar, en markeret klausul eller data tastet ind i det rette system. Det er stadig jeres folk der træffer beslutningerne. Automatiseringen tager sig af læsningen, kopieringen og kontrollen.

Tre almindelige opgaver

Udbud. Automatiseringen læser udbudsmaterialet og laver en kravmatrix med alle krav og frister. Den skriver udkast til svar ud fra jeres godkendte tekster og tidligere tilbud og sender de spørgsmål den ikke kan svare på videre til de rette personer.

Eksempel (illustration): Der kommer et udbud på 42 sider om en treårig servicekontrakt. Teamet får en kravmatrix, udkast til svar på standardspørgsmålene og en kort liste med åbne spørgsmål, hver med en ansvarlig.

Kontrakter. Den sammenligner en kontrakt I har modtaget med jeres standardvilkår eller retningslinjer og viser hver klausul der afviger, fx et ansvarsloft over jeres grænse. Så kan den rette person tage stilling.

Formularer, regninger og andre dokumenter. Den finder de oplysninger I har brug for, fx navne, beløb, datoer og referencenumre, taster dem ind i jeres CRM, regneark eller økonomisystem og markerer alt der mangler eller ikke stemmer.

Hvornår det kan betale sig

de samme typer dokumenter kommer hver uge og ikke bare én gang om året
at læse og taste dem ind igen tager tid fra dygtige medarbejdere der burde lave noget andet
resultatet skal videre til næste trin eller system, så en forsinkelse holder alt andet op
fejl er dyre: et overset krav i et udbud, en klausul ingen opdagede eller et forkert tal

Det giver mindre mening til enkeltstående dokumenter eller hvor hver linje kræver en faglig vurdering. Her kan automatiseringen stadig lave en første gennemgang, men en medarbejder bør stå for resultatet.

Sådan passer det ind hos jer

Automatiseringen bygges ind i de værktøjer I allerede bruger. Dokumenterne kommer ind via e-mail eller en fælles mappe, resultaterne havner i jeres nuværende systemer, og alt den er i tvivl om går til en bestemt person i stedet for at blive gættet. Ingen skal lære et nyt system.

Databeskyttelse

Dokumenter indeholder ofte personoplysninger og fortrolige forretningsdata. Lenya indgår en databehandleraftale med alle kunder og er registreret hos den britiske databeskyttelsesmyndighed, Information Commissioner’s Office (ZC174427).

Tidsplan og pris

Vi aftaler pris og tidsplan for hver løsning med jer før vi bygger noget, og vi starter med den proces der tjener sig hurtigst hjem. Læs mere i sådan fungerer Lenyas priser.

Ofte stillede spørgsmål

Kan AI hjælpe med at skrive udbudssvar?: Ja. Den kan lave en kravmatrix ud fra udbudsmaterialet, skrive udkast til svar ud fra jeres godkendte tekster og tidligere tilbud og sende åbne spørgsmål videre til de rette personer. Jeres team gennemgår og afleverer.
Er AI pålidelig nok til kontraktgennemgang?: Den fungerer godt som et første tjek: den sammenligner en kontrakt I har modtaget med jeres standardvilkår og viser hver klausul der afviger. Det er jeres team eller jeres advokat der godkender.
Kan den læse scannede dokumenter?: Maskinskrevne dokumenter og tydelige scanninger går som regel fint. Alt det automatiseringen ikke kan læse med sikkerhed bliver sendt til en medarbejder i stedet for at blive gættet.